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Die Hauptfunktionen im Dokumenteneingang umfassen:
Dokumente Empfang
Alle eingehenden Dokumente – unabhängig von ihrem Format oder Ursprung – werden im Dokumenteneingang gesammelt. Dies können beispielsweise E-Mails, gescannte Dokumente, PDF-Dateien oder andere digitale Formate sein. Auch Dokumente die über externe Quellen eingespielt werden, landen im Dokumenteneingang. Externe Quellen können z. B. Scanner, externe Systeme die über die API eingebunden sind sowie Addons (z. B. für Outlook, Thunderbird, u. s. w.) sein.
Zuweisung an Benutzer
Jedes Dokument im Eingang wird einem Benutzer zur Bearbeitung zugewiesen. Der Benutzer hat die Aufgabe, das Dokument zu klassifizieren und die erforderlichen Informationen zu erfassen, um es korrekt im System abzulegen.
Klassifizierung mit Dokumentenklasse
Der Benutzer klassifiziert das Dokument durch Zuordnung zu einer Dokumentenklasse. Diese Klassifizierung bestimmt das Ziel, an dem das Dokument abgelegt wird, sowie die für die Ablage erforderlichen Attribute.
Erfassung von Attributen
Nachdem das Dokument einer Dokumentenklasse zugewiesen wurde, müssen die für das Ziel benötigten Attribute in einer Eingabemaske erfasst werden. Diese Attribute variieren je nach Zielobjekt und können z. B. Informationen wie Name, Vorname, Firmenname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Vertragsnummer, Projekt-Nr, u. s. w. umfassen.
Ablage in Dokumentenverwaltung (DMS)
Nach der Klassifizierung und der Erfassung der Attribute wird das Dokument an dem festgelegten Ziel abgelegt. Das Ziel könnte zum Beispiel im Journal auf einem Kontakt, auf einem Auftrag, auf einem Vertrag, einer Police oder einem Projekt sein.
Über den Dokumenteneingang können alle eingehenden Dokumente effizient verarbeitet, korrekt klassifiziert und am korrekten Ort abgelegt werden.